Con tantas empresas haciendo un cambio repentino frente a la pandemia de COVID-19, los equipos de recursos humanos se han visto enfrentados a la difícil tarea de apoyar a los colaboradores mientras trabajan desde casa. El trabajo desde casa implica cambios en la dinámica natural de una oficina, reestructuración de las vías de comunicación y de encuentros que pueden llevar a una sensación de aislamiento. Existen estudios que demuestran que el mayor desafió para el trabajo remoto es mantener el bienestar mental y la soledad que este conlleva. Existen pequeñas acciones con impactos positivos que se pueden tomar desde el área de capital humano para sobrellevar esta transición y mantener la motivación durante esta crisis.
Promover una comunicación clara y frecuente entre colaboradores.
Al trabajar desde casa uno pierda las pequeñas interacciones sociales cotidianas que suceden en el área de trabajo. Según el equipo de Business Group on Health, los colaboradores refieren sentirse separados en ambientes y cultura de su empresa, y sienten que pierden la oportunidad de crecer y aprender sin las pequeñas interacciones al ir por un café, las juntas semanales, la hora de comida entre otras. Para mantener esta vitalidad en la comunicación y cultura de la empresa, se puede considerar agregar eventos sociales virtuales, con pretexto de tomarse un café o comer juntos de manera virtual. Utilizando las herramientas de conversación virtual se pueden agendar en el calendario de la empresa estas reuniones sociales que mantengan la línea de conversación de manera más ligera y abierta que las juntas típicas de trabajo, tomando un café o aprovechando la hora de comida. Se pueden usar los chats con temáticas para compartir sus experiencias en casa, recetas de cocina, fotos de sus mascotas otras que los mantengan en contacto con sus compañeros de trabajo. Es una manera fácil de potenciar las interacciones laborales agregando un poco de diversión en la jornada laboral.
2. Promover mayor comunicación y retroalimentación por parte de directores y jefes de áreas.
Se puede promover una reunión entre las cabezas de diferentes áreas o departamentos, para que puedan compartir las experiencias que han tenido con sus diferentes equipos en esta nueva dinámica, problemas y soluciones que han encontrado que pudieran ayudar a los demás. De la misma manera se recomienda alentar a los jefes a tener mayor comunicación con sus equipos, brindarles a su vez retroalimentación sobre su trabajo y apoyarlos de manera personal en esta nueva dinámica. En un estudio realizado en 2018 por Joblist, el 33.4% de los empleados refirieron necesitar mayor retroalimentación por parte de sus jefes. Esta necesidad no ha desaparecido con el trabajo a distancia y puede ser fácilmente olvidada. Brindar comentarios y consejos sobre su desempeño puede mitigar la ansiedad provocada por la sensación de navegar de manera solitaria en la jornada laboral. El equipo de recursos humanos puede ayudar a guiar a los jefes para formular las preguntas de seguimiento y mantener un mejor liderazgo. Según un reporte de Buffer sobre el trabajo remoto, las 4 principales preocupaciones de los empleados son : desconectarse al final del día, la soledad, la colaboración/comunicación con su equipo, las distracciones de la casa.
3. Ayudar a que los colaboradores se desconecten al final del día
Es difícil crear y mantener una nueva rutina y ritmo de trabajo al iniciar el trabajo remoto. Muchos colaboradores han referido tener una necesidad de trabajar más horas que en ella oficina, tomar menos descansos y rendir más para compensar su ausencia en la oficina. Por lo mismo se ha encontrado un incremento en estrés laboral y burnout en estos colaboradores. Esto se puede prevenir al promover dentro de la organización mantener una rutina y promover la flexibilidad de trabajar por metas u objetivos y acomodar estos horarios a su rutina familiar. Se pueden utilizar las diferentes herramientas de trabajo (Slack, Google Calendar, Microsoft office entre otros) para poner claro estos objetivos y seguimiento de estos. Estas herramientas también permiten dejar visible cuando un colaborador está trabajando, con disponibilidad o en un descanso.
4. Impulsar nuevos procesos y prácticas.
Según un reporte por el Institute of Leadership & Management (ILM), el 88% de los colaboradores que trabajan este casa refieren tener problemas con la inconsistencia en los procesos y prácticas de esta nueva forma de trabajo. Esto hace sentido pues en la oficina los colaboradores ya saben dónde manejar la papelería, la paquetería interna y con quien acudir si tienen un problema. En el trabajo remoto se pueden encontrar con dificultad para acomodar ciertos procesos y necesitan alguien que les pueda aclarar sus dudas. Es necesario realizar un método para capacitar al personal a estos nuevos procesos, de la misma manera que se capacita a un trabajador que acaba de ingresar a la organización. Muchas empresas están optando por realizar un curso de “inducción” virtual para llevar de la mano a todos los colaboradores con los cambios dentro de la organización, manteniendo la línea de comunicación abierta con los jefes de áreas para aplicar estos cambios. Un ejemplo de estos cambios de procesos puede ser la saturación de mensajes por medio de las plataformas de comunicación y un nuevo sistema para denotar la prioridad de los mensajes. Para temas de bienestar y salud es recomendable mantener toda esta comunicación fuera de los correos corporativos y dentro de una plataforma explícitamente separada para que puedan encontrar todos los beneficios de salud y bienestar a los que tienen acceso. Una plataforma virtual de bienestar es una de las mejores herramientas que se puede utilizar para mantener a la gente motivada.
5. Proveer apoyo moral y emocional adicional
Se sabe que del gran número de personas que sufren problemas emocionales, como depresión y ansiedad, solo el 30% buscan apoyo profesional. Estos problemas solo van a empeorar frente a la crisis sanitaria que vivimos por lo que será importante mantener un sistema de apoyo a los colaboradores. La salud tanto física como mental de los colaboradores es una prioridad de las organizaciones, con mayor importancia en el confinamiento social. Existen hoy soluciones de telemedicina que pueden brindar beneficios en estas áreas. En Deli Life contamos con programas de Health Coaching virtual o mini sesiones psicológicas online que podemos ofrecer a sus empleados, además de diferentes programas para mantener la salud física de sus colaboradores en estas épocas.
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